Code d’intégrité d’Echos Communication ASBL

1. Préambule

Le présent code de conduite s’inscrit dans la continuité des statuts d’Echos Communication ASBL et des exigences de l’Arrêté royal du 28/02/2023. Il répond notamment à celle de doter notre organisation d’un “code éthique”. Echos Communication a décidé -décision du Conseil d’administration du 10 décembre 2024- de le nommer “code de conduite en matière d’intégrité d’Echos Communication ASBL”, abrégé en “code d’intégrité”.

Les statuts stipulent que « L’association a pour but social la coopération au développement solidaire Sud-Nord et Est-Ouest, la réalisation d’actions favorisant la reconnaissance des identités culturelles et l’échange sur pied d’égalité.
L’association veut contribuer à un développement sociétal, positif et durable qui tende vers une relation de réciprocité entre les êtres humains : des sociétés dans lesquelles chaque individu et chaque collectivité (en particulier les acteurs de la société civile et les pouvoirs locaux) prend des initiatives pour atteindre ce qu’il·elle estime être bon pour lui et pour elle (ownership et empowerment) et accepte la différence de l’Autre et peut s’en inspirer » (article 4).

En conséquence, Echos Communication promeut dans ses relations avec ses partenaires, les bénéficiaires de ses activités et, de manière générale, avec tout être humain, des valeurs de respect de la dignité et de l’intégrité des individus et des collectivités ainsi que du bien d’autrui.

Le Code d’intégrité s’applique aux salarié.es d’Echos Communication (y compris les stagiaires, bénévoles, prestataires de services) ainsi qu’aux membres du conseil d’administration et de l’Assemblée générale, et de façon générale à toute personne qui se lie contractuellement à Echos Communication.

Toutes les personnes mentionnées ci-dessus sont tenu·es d’en prendre connaissance et de l’appliquer.

Echos Communication promeut le respect de l’autonomie de ses partenaires, dans la logique de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement. Dès lors, l’association s’engage à informer ses partenaires sur l’existence et le contenu de ce code d’intégrité et de les inviter à y adhérer sur une base volontaire.

Toutefois, Echos Communication se réserve le droit de mettre fin à un partenariat ou aux négociations visant à contractualiser un partenariat si les valeurs et l’éthique de l’association ou le manquement à l’intégrité de ses collaborateur·rices apparaissent contraire au code d’intégrité d’Echos Communication.

Ce code vise notamment à :

• veiller à ce que les ressources financières et autres soient destinées uniquement aux activités définies avec les partenaires et correspondantes aux bénéficiaires prévus ;
• promouvoir une culture de l’honnêteté, du respect et de la bienveillance chez les collaborateur·rices d’Echos Communication ;
• veiller à ce que les collaborateur·rices d’Echos Communication ne désavantagent ni n’exploitent aucune personne ou groupe en commettant des actes de fraude, de corruption ou d’atteinte à la dignité et à l’intégrité physique et morale ;
• installer un mécanisme pour que les collaborateur·rices d’Echos Communication et toute personne qui entre en relation avec ceux·celles-ci puissent dénoncer en toute sécurité et confidentialité une conduite contraire à l’éthique ou un soupçon fondé de fraude, de corruption ou d’atteinte à la dignité et à l’intégrité physique et morale.

Le code d’intégrité ne peut prévoir toutes les situations et doit s’adapter aux réalités. En cas de doute sur l’application du présent code d’intégrité dans une situation particulière ou lorsqu’ils·elles estiment qu’une modification doit être apportée, les collaborateur·rices d’Echos Communication doivent en discuter avec le·la conseiller·ère intégrité d’Echos Communication et/ou la direction.

Ce code d’intégrité est un document évolutif. Toute modification s’appliquera de droit à tout·e collaborateur·rice d’Echos Communication dès que ceux·celle-ci se seront engagé·es contractuellement avec notre organisation.

2. Normes de comportements attendus

2.1. Intégrité et professionnalisme

Par intégrité et professionnalisme, est entendu l’engagement d’un·e collaborateur·rice à se conformer aux valeurs et principes d’intervention d’Echos Communication. L’intégrité s’entend au sens large et inclut tant l’intégrité financière que morale et physique ; elle traduit un état où on ne se laisse pas entamer dans ses actes et jugements par d’autres considérations que de la bonne fin de sa mission ou de celle de l’organisation que l’on sert. Le professionnalisme exige d’exécuter sa mission selon les procédures et les normes en vigueur chez Echos Communication, notamment celles édictées dans son règlement de travail.

Le·la collaborateur·rice d’Echos Communication agit dans le respect de la dignité et de l’intégrité des bénéficiaires de ses actions et de toute personne qui entre en relation avec elle·lui.

2.2. Respect des lois et cultures

Toutefois, pour mener à bien ses missions, le·la collaborateur·rice agit dans le respect des lois et coutumes locales et cherche le juste équilibre entre les valeurs d’Echos Communication et celles des partenaires, pour autant bien sûr que celles-ci ne soient pas contraires aux normes internationales des droits humains et au droit humanitaire.

2.3. Refus des comportements « incorrects »

Le·la collaborateur·rice. d’Echos Communication doit s’abstenir de se comporter de manière incorrecte envers les collègues ou partenaires dans le travail ainsi qu’envers toute personne qui entre en relation avec lui·elle. Il adopte un comportement non discriminatoire à leur égard tant dans ses actes qu’en parole.

Toute forme de harcèlement moral ou sexuel est interdite.

Le·la collaborateur·rice d’Echos Communication ne tire en aucun cas avantage de sa fonction dans l’organisation. L’abus de pouvoir peut prendre les formes suivantes mais pas exclusivement : le favoritisme, le népotisme, la corruption, l’exploitation de toute forme, y compris sexuelle.

Quelle que soit la tolérance admise ou supposée en matière de comportement sexuel du pays où notre organisation intervient, le.la collaborateur·rice d’Echos Communication est tenu d’adopter un comportement conforme aux principes et valeurs de l’organisation et des lois en vigueur en Belgique.

Il est rappelé que la prostitution, banalisée dans certains pays, est une forme d’exploitation qui va à l’encontre des principes mêmes des droits humains.

L’apologie de la prostitution et de la pornographie, la consultation, la possession et la vente de matériel et d’images pornographiques même de personnes majeures par le·la collaborateur·rice d’Echos Communication est interdite car contraire aux principes de dignité humaine.

Tout·e collaborateur·rice d’Echos Communication nouant des relations sentimentales avec un membre du personnel de l’organisation ou appartenant à une organisation partenaire ou toute autre organisation ou institution avec qui Echos Communication collabore est vivement encouragé·e à discuter de cette situation et de ses conséquences potentielles pour l’organisation et ses activités avec son supérieur hiérarchique direct et/ou la direction.

2.4. Drogue et alcool

En matière de possession, consommation et vente de drogue et d’alcool, le·la collaborateur·rice d’Echos Communication respecte les lois du pays dans lequel il se trouve.

Le·la collaborateur·rice d’Echos Communication évite la consommation d’alcool ou de drogue dans la mesure où cette consommation pourrait porter atteinte à la qualité de son travail, à l’image de l’organisation ou à la sécurité. Il est interdit d’en encourager un usage déraisonnable au regard de la santé et des usages locaux chez une tierce personne, surtout si la consommation qui en découle risque de nuire à son intégrité.

L’abus d’alcool et/ou de drogue est considéré comme une faute grave lorsqu’il a une incidence sur le travail du·de la collaborateur·rice d’Echos Communication, et/ou sur la sécurité de l’organisation et/ou la réputation de l’organisation. La possession, consommation et vente de drogue et d’alcool est interdite durant les heures de travail du·de la collaborateur·rice d’Echos Communication et de manière générale sur le lieu de travail, selon les règles en vigueur dans le règlement de travail de l’organisation.

2.5.  Corruption et fraude

Par corruption, Echos Communication entend toutes les formes d’utilisation de ressources et de compétences qui sont contraires aux lois, règlements, normes d’éthique, politiques et directives d’Echos Communication, dans le but de procurer des avantages indus à des personnes ou groupes. La fraude est considérée comme un acte délictueux dont l’intention est de tromper à des fins lucratives ou personnelles.

En aucun cas Echos Communication ne cautionne le versement de pots-de-vin. Ceux-ci comprennent, mais pas exclusivement, les commissions illicites imposées par les autorités locales pour la libération de marchandises à la douane, les “taxes” levées par les autorités locales au-delà du maximum autorisé, ou les commissions illicites imposées par les autorités locales en échange de l’enregistrement d’une mission, de l’agrément d’un programme, de la délivrance ou d’un permis de travail.

Il est interdit aux collaborateur·rices d’Echos Communication d’accepter un quelconque paiement illicite ou d’origine frauduleuse. Si un·e collaborateur·rice d’Echos Communication a des doutes sur la légalité de fonds versés par un partenaire ou une organisation tierce, il avertit immédiatement son supérieur hiérarchique et/ou la direction.

Echos Communication interdit l’octroi ou l’acceptation d’honneurs, de décorations, de faveurs, de cadeaux, d’invitations, de récompenses ou de compensations de quelque personne, entreprise, organisation ou autorité que ce soit sans l’autorisation écrite préalable de la direction d’Echos Communication, étant entendu que le présent article n’interdit pas d’accepter de petits cadeaux personnels qui constituent l’expression normale de la courtoisie ou de l’hospitalité et qui ne mettent pas en question l’intégrité d’Echos Communication ou des représentant·es d’Echos Communication. En cas de doute, tout·e collaborateur·rice d’Echos Communication demandera conseil auprès du·de la conseiller·ère intégrité.

Echos Communication interdit l’utilisation des ressources de l’organisation à des fins personnelles ou à d’autres fins que la réalisation de la mission d’Echos Communication et de ses programmes et activités.

2.6. Comportements liés à la récolte de fonds et à la recherche de subsides

La récolte de fonds est un mécanisme visant à collecter de l’argent dédié à la réalisation de la mission d’Echos Communication. Les fonds peuvent provenir de bailleurs institutionnels, de fondations publiques et privées ou de personnes morales ou physiques.

Toute personne œuvrant pour la récolte de fonds de l’organisation s’engage à :

• respecter l’objet social d’Echos Communication tant dans les appels à la générosité que dans les appels à projet soumis ;
• utiliser les fonds collectés uniquement pour les projets ayant fait l’objet de la collecte de fonds ;
• garantir la transparence et la redevabilité de l’utilisation effective des fonds reçus ;
• ne pas introduire dans leurs demandes de soutiens financiers, des informations contenant des allégations, indications ou présentations fausses ou de nature à induire en erreur ;
• garantir le droit de rétraction et le droit à l’information des donateurs ;

respecter la loi sur la vie privée des donateurs privés et notamment à ne pas diffuser ou utiliser pour un but autre que la collecte de fonds le fichier des donateurs.

2.7. Des comportements à adopter vis-à-vis des médias

Est entendu par média tout vecteur de propagation d’une information. Cela inclut la presse (écrite, audio et télévisuelle) ainsi qu’internet et les réseaux sociaux.

Le·la collaborateur·rice d’Echos Communication ne contactera les médias au nom d’Echos Communication ou n’interviendra en qualité de porte-parole que s’il en a reçu l’autorisation expresse de sa hiérarchie (ou si cette tâche est prévue dans son profil de poste) ou qu’il en a discuté expressément avec la direction d’Echos Communication.

Dans toute relation avec les médias, les collaborateur·rices d’Echos Communication contribueront à ce que le grand public soit correctement informé sur les programmes d’Echos Communication et le contexte dans lequel ils ont lieu. Ils·elles veilleront à ce que les partenaires reçoivent des informations correctes sur Echos Communication.

Dans les relations avec les médias, les collaborateur·rices veilleront à ce que le traitement médiatique et le portrait des bénéficiaires de nos programmes soient corrects et respectueux et qu’ils soient, dans la mesure du possible, associés à leur élaboration.

Dans les messages postés sur les réseaux sociaux, même sur les comptes personnels, les collaborateur·rices d’Echos Communication veilleront à ne pas diffuser de message de nature à compromettre la perception de l’organisation par le public, ni de messages contraires aux règles de ce code d’intégrité.

Dans le cadre des relations avec les médias, les collaborateur·rices d’Echos Communication s’interdisent de rétribuer ou de verser des libéralités aux journalistes, à moins que cette contribution permette d’améliorer les conditions de travail liées à la diffusion de l’information (participation aux frais de transport, au support de diffusion, photographies, …) ou que la collaboration soit le fruit d’une contractualisation avec un média clairement identifié.

3. Procédures pour prévenir les atteintes à l’intégrité

3.1.  Prévention, formation et personnes ressources

Pour prévenir toute atteinte à l’intégrité, Echos Communication dispose, entre autres, de procédures financières, d’un règlement de travail et d’un document de politique et de procédure de mise en œuvre de ce code d’intégrité ainsi que de procédures de gestion de plaintes. Ils doivent être respectés par tout·e collaborateur·rice d’Echos Communication. Des procédures de contrôle sont également mises en place pour s’assurer de leur suivi.

Chaque collaborateur·rice est invité à partager son expérience et ses réflexions sur le code d’intégrité et la mise en œuvre des procédures, et ce dans un souci d’amélioration avec sa·son supérieur·e hiérarchique, la direction ainsi qu’avec la·le conseiller·ère intégrité afin d’améliorer en permanence la politique d’intégrité de l’organisation.

Chaque collaborateur·rice et membre du conseil d’administration d’Echos Communication doit, à son arrivée dans l’association, prendre connaissance, comprendre et adhérer à cette politique d’intégrité et recevoir une formation adéquate permettant sa bonne compréhension et son adhésion.

Pour les salarié·es d’Echos Communication, le code d’intégrité est lié au contrat de travail et il doit être signé. Pour les collaborateurs·rices non salarié·es (bénévoles, stagiaires, prestataires de service), le présent document est annexé au contrat et signé. Les administrateur·rices d’Echos Communication signent le code d’intégrité lors de leur élection au conseil d’administration. C’est une condition d’éligibilité.

Les collaborateur·rices à des postes clés reçoivent également une formation spécifique leur permettant de mieux identifier les cas d’atteinte à l’intégrité et de pouvoir y répondre. Il est important qu’ils·elles puissent identifier les domaines où le risque d’atteinte à l’intégrité est élevé et y apporter les éléments de contrôle adéquats.

Le code d’intégrité est largement diffusé auprès des membres de l’assemblée générale et des partenaires qui relaient ce mécanisme à l’attention de leur équipe et des bénéficiaires et, de manière générale, auprès de toute personne et toute organisation qui entre en relation avec Echos Communication. Le code d’intégrité, le document de politique et de procédure de mise en œuvre du code d’intégrité ainsi que le document de procédures de gestion de plaintes sont publiés sur le site internet de l’organisation et indiqués dans nos documents de référence et conventions. A chaque nouveau partenariat, les partenaires et bénéficiaires sont sensibilisés à notre politique d’intégrité à travers un temps de dialogue et sont invités à enrichir celle-ci et/ou à y adhérer s’ils le souhaitent.

Trois fonctions-clés existent au sein de l’organisation, permettant la mise en œuvre de cette politique :

1. Un·e responsable Intégrité : il·elle centralise et coordonne la Politique d’intégrité d’Echos Communication, en collaboration avec le Conseil d’administration et le·la Conseiller·ère Intégrité d’Echos Communication. Il·elle est en charge, sans que cela soit exhaustif, de la rédaction, mise à jour, du Code d’intégrité, de l’organisation des formations et des sensibilisations et de la signature du Code par les collaborateur·rices et les membres du Conseil d’Administration et de l’Assemblée générale d’Echos Communication et éventuellement des partenaires. Il·elle travaillera éventuellement en collaboration avec le Conseiller intégrité pour les plaintes mineures. Cette ressource est un·e salarié·e du siège. La fonction est actuellement occupée par la direction.
2. Un·e conseiller·ère intégrité : personne de confiance, il·elle agit en première ligne. Il·elle est chargée d’accompagner la personne victime ou témoin d’une atteinte à l’intégrité et de l’orienter dans ses démarches et de répondre à toute personne sur le code et la politique d’intégrité de l’organisation. Elle·il assiste le·la responsable Intégrité dans ses tâches. Notamment, il·elle organise la formation et la sensibilisation des collaborateur·rices et des membres du Conseil d’Administration et de l’Assemblée générale d’Echos Communication et éventuellement des partenaires à la question de l’intégrité. Cette ressource est un·e salarié·e du siège. Il·elle est joignable à l’adresse mail suivante : conseil.integrite@echoscommunication.org.
3. Un·e gestionnaire de plainte : sa mission est de réceptionner les plaintes d’un·e victime présumée ou d‘un·e témoin (plaignant·e) responsable de mener l’enquête, et de veiller à ce qu’elles soient traitées de manière juste et équitable, en toute confidentialité, dans les meilleurs délais et dans le respect des procédures et directives convenues, particulièrement notre document de procédures de traitement des plaintes sur notre site internet. Deux canaux de communication confidentiels ont été prévus à cette fin (adresse mail : plaintes.integrite@echoscommunication.org et formulaire disponible sur notre site internet.
4. Recours : En cas de désaccord de la part du plaignant·e concernant le traitement de la plainte par la·le gestionnaire de plainte, Echos Communication a mis en place une procédure et désigné un·e responsable, telle qu’indiquée dans notre document de procédures de traitement des plaintes sur notre site internet

En collaboration avec le·la conseiller·ère intégrité, il·elle est chargé·e de rédiger la partie consacrée à l’état de l’intégrité dans notre organisation dans le rapport d’activités annuel d’Echos Communication, disponible, entre autres, sur le site internet de l’organisation, et d’en faire une communication succincte à l’assemblée générale de l’organisation, à chaque fois dans le respect des règles en matière de vie privée.

3.2.  Signalement du manquement à l’intégrité

Toute atteinte à l’intégrité de la part d’un.e collaborateur.trice, d’un membre du conseil d’administration et de l’assemblée générale ou de toute personne liée à une association partenaire d’Echos Communication doit être signalée  en toute confidentialité à l’adresse mail suivante : plaintes.integrite@echoscommunication.org ou sur le formulaire ad hoc sur notre site internet.

Echos Communication s’engage à assurer un environnement sûr pour le·la plaigant·e, notamment une écoute respectueuse et confidentielle, assortie de propositions d’actions.

Cette adresse mail et ce formulaire sont largement diffusés auprès des partenaires, des bénéficiaires et, de manière générale à toute personne et toute organisation qui entre en relation avec des collaborateur·rices d’Echos Communication, afin que tou·tes y aient accès et puissent relayer des comportements qu’elles·ils jugent inappropriés lors de la conduite de nos activités. Elle est présente sur le site internet de l’organisation, dans ses documents de référence et dans les conventions.

Echos Communication s’engage à assurer la confidentialité de l’identité du plaignant, permettant ainsi sa protection.

Echos Communication veille à maintenir à la fois un climat propice à la notification de bonne foi de toute allégation d’actes d’atteinte à l’intégrité et au principe de la présomption d’innocence.

3.3. Traitement des plaintes

Chaque mail contenant une suspicion d’atteinte à l’intégrité sera traité par le.la gestionnaire des plaintes d’Echos Communication, selon la procédure de traitement des plaintes définie dans le document de procédures mentionné ci-dessus.

Il est interdit de se livrer à des représailles de quelque nature que ce soit contre une personne ayant constaté une atteinte à l’intégrité et l’ayant signalée. Toute personne signalant des soupçons raisonnables d’atteinte à l’intégrité ou coopérant à des enquêtes sur de tels faits ne fera l’objet d’aucune récrimination, stigmatisation ou sanction. Les stigmatisations ou l’emploi de méthodes visant à dissuader quiconque de signaler des soupçons d’atteinte à l’intégrité ou de témoigner de tels actes dans le cadre d’une enquête constituent une infraction grave et entraînent l’application de mesures disciplinaires.

Il est interdit de faire, intentionnellement ou par négligence, de fausses allégations portant sur une atteinte à l’intégrité par une collaborateur·ice ou une organisation partenaire. L’utilisation abusive de cette procédure, qui consisterait à faire en connaissance de cause des allégations fausses ou malveillantes, si elle est avérée, sera considérée comme une faute lourde et pourra également entraîner l’application de mesures disciplinaires appropriées ou de poursuite en justice.

3.4. Conséquences du non-respect du code d’intégrité

Tout·e employé·e manquant à l’observation du code d’intégrité fera l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. Le règlement du travail est adapté dans ce sens.

Si la gravité des faits le justifie, Echos Communication en informera les autorités compétentes du pays concerné et/ou de la Belgique. En cas de violation des lois du pays par le·la collaborateur·rice, ce·cette dernier·ère peut faire l’objet de poursuites pénales ou civiles.

Si un individu, sans en avoir l’intention, viole le code d’intégrité et, s’en apercevant, informe son·sa supérieur·e hiérarchique, cette initiative sera prise en compte au moment de décider de l’application et de la nature d’une éventuelle sanction disciplinaire, pour autant que les faits ne violent aucune loi du pays concerné et/ou de la Belgique.

 

Approuvé par le Conseil d’Administration d’Echos Communication le 3 novembre 2020 et révisé le 10 décembre 2024.